O Departamento Pessoal (DP) tem como principal responsabilidade fazer a gestão burocrática dos funcionários junto a empresa e da empresa junto aos órgãos governamentais. Cabe ao Departamento Pessoal cumprir e fazer cumprir as Leis, as normas trabalhistas e previdenciárias, visando proteger o trabalhador e a empresa de penalidades ou prejuízos decorrentes de eventuais omissões.

Toda e qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, tem que ter compulsoriamente um Departamento Pessoal (DP). A informatização é certa, pois a burocracia e complexidade da legislação Brasileira impõe isto. Dentre as atribuições, rotinas e responsabilidades do Departamento Pessoal (DP), podemos destacar:

• Processo de admissão.
• Processo de desligamento.
• Cálculo e processamento da folha de pagamento.
• Gerenciamento do ponto.
• Controle de férias.

Em empresas de menor porte o Departamento Pessoal sempre é terceirizado (Normalmente junto aos escritórios de contabilidade), ficando a cargo do funcionário da empresa as rotinas operacionais internas.

Subindo o nível de maturidade e organização da empresa, além das atribuições, rotinas e responsabilidades acima mencionadas (Quase que totalmente terceirizadas), passa-se a ter preocupação com a gestão e controles internos. O nível de informatização interno exigido aumenta, assim como o nível de eficácia da gestão. O FOCO é evitar falhas e eventuais passivos trabalhistas. Neste nível devemos encontrar:

• Planejamento de férias.
• Gerenciamento de EPIs e EPCs.
• Controle do passivo trabalhista.
• Gerenciamento dos acordos/convenções coletivas de trabalho.
• Controles, relatórios e métricas avançadas (Ex: Folha de pagamento X horas extras, faltas, atestados, licenças, Folha de pagamento X encargos sociais, impostos e contribuições, …).

Em algumas empresas de pequeno porte (Dependendo do nº de empregados) e em, praticamente, todas as empresas de médio porte, é exigido a criação e manutenção da CIPA. Mas, ainda sim, é pratica do mercado a gestão terceirizada destas atividades.
Mesmo em empresas de maior porte, ou, independentemente do porte, as mais organizadas e estruturadas, é exceção encontrarmos um Departamento Pessoal totalmente internalizado, pois, a complexidade da legislação trabalhista Brasileira e as obrigações acessórias (Ex: esocial) fazem com que os controles e investimentos necessários inviabilizem esta opção.

Um nível acima de maturidade e organização da empresa, é certo que encontremos dentro do organograma profissionais qualificados alocados no Departamento Pessoal (DP), pois as exigências legais e de controle aumentam consideravelmente.

É certo (Com raríssimas exceções) a exigência da criação e manutenção da CIPA. O investimento em equipamentos de medição e controle, EPIs e EPCs passa a ser um ponto de atenção. É praticamente certa a obrigatoriedade de internalizar as rotinas que envolvem o departamento.

Mas, ainda sim, é exceção encontrarmos um Departamento Pessoal totalmente internalizado, pois, a complexidade da legislação trabalhista Brasileira e as obrigações acessórias (Ex: esocial) fazem com que os controles e investimentos necessários inviabilizem esta opção. Ademais, em função do grande número de funcionários, do ponto de vista do risco e do custo, terceirizar a folha de pagamento e as obrigações acessórias é uma questão de inteligência econômica.